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Si necesitas elegir una impresora para la oficina, la primera decisión que debes tomar es si te interesa alquilarla, teniendo en cuenta las ventajas que supone escoger una impresora de renting, o comprarla.
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En cualquier caso, decidirte por un modelo puede resultar complicado por la variedad de prestaciones y precios que encontramos en el mercado.
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Para ayudarte en la tarea y acertar con la elección, vamos a ir analizando, una a una, las funcionalidades que ofrecen estos periféricos.
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Puedes ir anotando, en cada apartado, la opción que mejor se ajusta a tus necesidades. Al final, tendrás las características de la impresora que necesitas para la oficina.
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1. ¿Láser o tinta? ¿Color o monocromo?
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Estas dos preguntas están muy relacionadas y la respuesta depende del volumen y el tipo de trabajos que se van a imprimir.
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- Las impresoras de tinta son la opción ideal cuando la mayoría de los documentos se imprimen en color. También, para grupos de trabajo de hasta 15 personas o empresas en las que se imprime poco y de manera intermitente; es decir, con jornadas de impresión continuadas y otras en las que baja la intensidad.
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- Las impresoras láser son más adecuadas cuando se imprime en blanco y negro y, en alguna ocasión, en color. Además, son más rentables para grupos de trabajo grandes o para cubrir necesidades de impresión altas; es decir en empresas en las que se imprimen largas tiradas o más de 7.000 páginas al mes.
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2. ¿Mono o multifunción?
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En este caso, la elección depende del uso que queramos dar a la impresora a medio-largo plazo.
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Como explican en la Guía de la impresión para pymes, elaborada por Hewlett Packard, un error común es comprar una impresora estándar porque para empezar solo vamos a usarla para imprimir, sin tener en cuenta que más adelante nos harán falta otras funciones como la de escaneado, copiado o fax.
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Cuando esto ocurre, la monofunción se acaba quedando corta y hay que recurrir a servicios externos o comprar dispositivos complementarios, lo que supone una mayor inversión tanto en tecnología como en el mantenimiento de los distintos dispositivos.
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3. ¿Con o sin conexión WiFi?
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La respuesta a esta pregunta siempre es sí por varios motivos. Primero, porque contar con la opción de enviar desde el smartphone o la tableta documentos a la impresora resulta práctico, rápido e incrementa la productividad.
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Además, disponer de conectividad inalámbrica significa que podemos colocar la impresora donde queramos, normalmente donde todos los trabajadores tengan acceso a ella, sin la limitación que supone tener que situarla cerca de un enchufe.
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4. ¿Con o sin impresión móvil?
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Esta funcionalidad permite imprimir directamente desde un dispositivo móvil sin tener que depender del ordenador. La impresión móvil es, por tanto, una gran ventaja cuando en la empresa hay trabajadores que se desplazan a menudo, ya que les permiten enviar a la oficina los documentos necesarios desde cualquier lugar y en cualquier momento.
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5. ¿Con tecnología de seguridad?
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Elegir una impresora para la oficina que incorpore soluciones de seguridad no depende del tamaño de la empresa o del número de trabajadores que haya; depende de si en la oficina se manejan datos sensibles o información confidencial que hay que proteger.
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Cuando este es el caso, sí es aconsejable elegir un modelo que evite el acceso a personal no autorizado y las filtraciones de información, entre otros ajustes que garanticen la seguridad de los documento.
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6. ¿Qué velocidad de impresión?
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De la velocidad de impresión depende que el flujo de trabajo sea el adecuado y que se produzcan menos esperas en la cola de trabajo.
Por eso, en empresas con flujos de impresión intensos, una impresora de alta velocidad de hasta 75 páginas por minuto se amortizará por sí sola.
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7. ¿A qué precio?
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Si has ido anotando las características de la impresora que necesitas, solo queda buscar los modelos que cumplan con ellas. Una vez tengas ese listado, el factor determinante para optar por una u otra será el precio en función del presupuesto que tuvieras previsto para su compra.
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CONCLUSIONES
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Esperamos que este artículo te haya ayudado a elegir una impresora para la oficina. Si necesitas más información puedes ponerte en contacto con nosotros.
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